Tarjouspyyntö: Tapahtumajärjestäjän digitaalisen polun konsepti
Visit Tampere Oy haluaa, että Tampere on vetovoimainen tapahtumapaikka. Tapahtumajärjestäjälle on tarjolla runsaat määrät hyödyllistä tietoa, mutta oleellisen tiedon löytäminen on haastavaa. Olisiko tätä mahdollista helpottaa muotoilemalla informaatiota uudella tavalla?
Tampereen kaupunki / Smart Tampere ja Visit Tampere
Yhteyshenkilöt:
Outi Lehtinen, p. 050 538 2267 outi.k.lehtinen@tampere.fi.
Inka Helin, p. 040 800 4191, inka.helin@visittampere.fi.
Aikataulu
Tarjouksia pyydetään keskiviikon 5.12. klo 8 mennessä. Työskentely käynnistetään valitun toimijan kanssa joulukuun aikana.
Tausta
Yleisötapahtuman järjestäminen on monivaiheinen prosessi. Tapahtumajärjestäjän on perehdyttävä muun muassa tapahtumapaikkojen ja -alueiden ominaisuuksiin ja vuokraustapoihin, eri viranomaisten vaatimiin lupiin ja ilmoituksiin, rakenteisiin ja turvallisuuteen, talouteen sekä markkinointiin.
Tampere pyrkii antamaan tapahtumajärjestäjälle kokemuksen ”yhden luukun” palvelusta kokoamalla laajasti tapahtumajärjestämiseen liittyvää informaatiota kaupungin matkailu- ja tapahtumayhtiö Visit Tampere Oy:n verkkosivustolle.
Sisällöiltään staattinen verkkosivusto ei kuitenkaan ohjaa tarpeeksi kaikkia tapahtumajärjestäjäryhmiä. Erityisesti on tunnistettu seuraavat ryhmät, jotka eivät löydä sivustolta riittävän tehokkaasti tarvitsemaansa informaatiota:
-
aloittelevat ja kokemattomat (erityisesti pienten tapahtumien) tapahtumajärjestäjät
-
ulkopaikkakuntalaiset tapahtumajärjestäjät, jotka tarvitsevat erityisesti tietoa Tampereen ominaispiirteistä tapahtumakaupunkina
-
ulkomaalaiset tapahtumajärjestäjät, jotka tarvitsevat erityisesti tietoa Tampereen ja Suomen ominaispiirteistä tapahtuma-alustoina
Liitteessä 1 on ensimmäisellä dialla kuvaus eräistä yleisimmistä tiedonhaku- ja selvittelytilanteista ja niihin liittyvistä luvista sellaisena, kuin se neuvonnan näkökulmasta näyttäytyy. Toisella dialla on tiiviisti kuvattu asiakashaastattelun tuloksia.
Asiakashaastatteluihin liittyvä aineisto käydään ennen toteutuksen aloitusta läpi toimittajan kanssa. Tarvittaessa ymmärrystä voidaan projektin aikana vielä syventää tilaajan toteuttamilla lisähaastatteluilla, joihin toimittaja osallistuu.
Projektin aikana edellytämme, että toimittaja hyödyntää sekä asiakastutkimusten että asiakastestauksien kautta saatua palautetta lopputuotteen kehittämisessä.
Hankinnan tavoite
Tampereen kaupungin tavoite on olla Suomen paras ja sujuvin paikka järjestää tapahtumia. Tapahtumilla tavoitellaan yhteisöllisiä, imagollisia ja aluetaloudellisia hyötyjä. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi Tampereen kaupunki haluaa tarjota tapahtumajärjestäjille mahdollisimman sujuvaa neuvontaa tapahtumajärjestämisen osa-alueisiin liittyen.
Tampereen kaupunki ja Visit Tampere Oy etsivät konseptia ja käyttöliittymän prototyyppiä siihen, miten olemassa olevia tietosisältöjä voitaisiin suodattaa ja räätälöidä yksittäisen tapahtumajärjestäjän tarpeisiin. Painopiste voi olla lupiin ja/tai tapahtumapaikkoihin liittyvissä tietosisällöissä tai toteutus voi kattaa laajasti eri osa-alueet. Tarjotun sisällön tulisi mukautua dynaamisesti tapahtumajärjestäjän eli asiakkaan antamien vastausten tai valintojen pohjalta.
Asiakkaan tulisi ensisijaisesti nähdä vain tämän omaan tilanteeseen liittyvä ohjeistus. Käyttöliittymäprototyypin tulisi opastaa asiakasta paitsi toimimaan oikealla tavalla, myös tuottamaan oikeat tietosisällöt oikealla tarkkuudella.
Verkkopohjaisen käyttöliittymäprototyypin tulee olla mahdollisimman käytettävä ja intuitiivinen myös ensi kertaa aiheen parissa asioiville.
Projektin keskeisin tavoite on uudenlaisen käyttöliittymän hyödyllisyyden ja käytettävyyden todentaminen testiryhmällä. Tilaaja vastaa testitilanteiden toteuttamisesta yhteistyössä toimittajan kanssa. Samalla varmistetaan, missä määrin käyttöliittymä saattaa vähentää eri viranomaisten neuvonnan tarvetta. Varsinkin selvitysvaiheessa olevien asiakkaiden tulisi saada käytettävyydestä sellainen kokemus, että itsepalvelu tuntuu houkuttelevammalta vaihtoehdolta alkuselvittelyssä kuin se, että on puhelimella yhteydessä neuvojaan.
Kuvaus tuotoksesta
Hankinnan seurauksena syntyneen prototyypin tulee olla selainpohjainen.
Tilaaja saa käyttöönsä kussakin vaiheessa tuotetut sisällöt:
-
Klikkailtava prototyyppi tai muu Proof-of-concept -toteutus
-
mahdolliset muut projektin aikana dokumentoidut yhdessä tuotetut sisällöt kuten konseptit ja koosteet pdf-muodossa
Prototyypin tuottamisen lisäksi edellytämme myös kuvausta lopullisen tuotoksen teknisestä toteutettavuudesta.
Vastuut
Tilaaja vastaa tarpeen määrittelystä sekä asiakastestauksista. Tilaaja vastaa yhteistyöstä eri asiantuntijoiden ja asiakkaiden kanssa ja järjestää tarvittaessa tapaamiset heidän kanssaan. Mikäli aikataulu tästä johtuen viivästyy, tästä neuvotellaan yhdessä toimittajan kanssa.
Toimittaja vastaa sovitusta lopputuotoksesta, käyttäjäpalautteen aiheuttamista muutostarpeista sekä projektinhallinnasta. Mikäli asiakastestauksissa ilmenee sellaisia asioita, jotka vaikuttavat merkittävästi toteutuksen aikatauluun tai laajuuteen, tästä neuvotellaan yhdessä tilaajan kanssa.
Tarjouksen sisältö
Tarjouksen kokonaishinta ei voi ylittää 10.000 euroa.
Tarjous sisältää yrityksen sekä projektiin esitettyjen henkilöiden referenssit ja projektisuunnitelman, jossa kuvataan ehdotus vaiheistuksesta ja prototyypin tuottamisesta. Projektisuunnitelmasta tulee käydä ilmi, miten ja millä aikataululla toteutus on mahdollinen.
Projektisuunnitelmassa arvostetaan erityisesti seuraavia näkökulmia:
-
Loppukäyttäjän tarpeiden huomioiminen ja käytettävyys
-
Toteutuksen vaiheistus ja ketterä kehittäminen
Referensseistä olisi hyvä käydä ilmi yrityksen sekä projektiin esitettyjen henkilöiden vahvuudet ja erityisosaamiset sekä kuvauksen siitä, mitä lisäarvoa ne toisivat projektille.
Sopimus
Sopimuksessa sovelletaan Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja. Sopimushinta pitää sisällään kokonaispalvelun eikä sen lisäksi voi laskuttaa esim. matka- tai kokouskuluja.
Päivitys 19.12.2018: Hankinta on keskeytetty tilaajan muuttuneen henkilöstötilanteen johdosta.